Fünf gute Programme ergeben noch kein gutes System
Jedes einzelne Programm ist gut gewählt. Was die Sammlung tatsächlich kostet, taucht in keiner Lizenzrechnung auf. Es steckt in der Zeit, die zwischen den Programmen verloren geht.
Wie die Sammlung entsteht
Kaum jemand entscheidet sich bewusst für viele Einzelprogramme. Sie kommen nach und nach dazu: ein Kalender, weil Termine geteilt werden müssen, ein Cloudspeicher für Dateien unterwegs, ein Rechnungsprogramm, als die Tabelle nicht mehr reichte. Jede dieser Entscheidungen war für sich richtig.
Übrig bleiben am Ende fünf Datenbestände, die dieselben Kunden kennen, aber nichts voneinander wissen.
Wo die Kosten tatsächlich entstehen
Die Kosten entstehen an den Übergängen. Eine Adresse wird viermal gepflegt, der Termin steht in einem Programm und der Auftrag in einem anderen, und die Verbindung zwischen beiden besteht nur im Kopf eines Mitarbeiters.
Richtig teuer wird es in seltenen Fällen, etwa wenn jemand krank ist und sich der Stand eines Vorgangs nicht mehr rekonstruieren lässt, weil er über vier Programme und ein Postfach verteilt ist.
Was „integriert" bedeuten sollte
Dass Programme über eine Schnittstelle verbunden sind, reicht dafür nicht. Schnittstellen kopieren Daten hin und her, und Kopien laufen früher oder später auseinander.
Integriert ist ein System dann, wenn es einen Datensatz gibt, der in mehreren Ansichten erscheint. Termin, E-Mail, Rechnung und Notiz hängen an derselben Stelle, und abgeglichen werden muss nichts.
Wann Einzelprogramme die bessere Wahl sind
Manche Fachprogramme kann ein integriertes System nicht ersetzen, etwa eine Statiksoftware, eine Branchenkalkulation oder ein Kassensystem. Solche Programme sollten Sie behalten.
Wichtig ist dann, dass Kontakte, Vorgänge und Dokumente an genau einer Stelle zusammenlaufen.
Ein Test, der zehn Minuten dauert
Nehmen Sie den zuletzt abgeschlossenen Auftrag und versuchen Sie, ihn vollständig nachzuvollziehen: Anfrage, Angebot, Rückfragen, Termine, Material, Rechnung und Zahlung. Zählen Sie dabei, wie viele Programme Sie öffnen müssen.
Bei einem oder zwei ist alles in Ordnung. Ab vier lohnt es sich, einmal durchzurechnen, wie viel Zeit das Suchen jede Woche kostet.