Office kümmert sich um Dateien,
magiC-orga um Ihr Geschäft
Ein Office-Paket ist ein sehr guter Werkzeugkasten. Aber ein Werkzeugkasten weiß nicht, welcher Kunde gerade wartet, welche Rechnung offen ist und was letzten Dienstag besprochen wurde. magiC-orga weiß das.
Der Unterschied in einem Satz
Office-Werkzeuge verwalten Dateien. magiC-orga verwaltet Vorgänge und hängt die Dateien dort an, wo sie hingehören.
Eine Datei in einem Ordner weiß nicht, zu welchem Kunden sie gehört, wer was zugesagt hat und was daraus geworden ist. Ein Vorgang enthält diese Angaben, und Sie sehen sie, sobald Sie den Kunden öffnen.
Am deutlichsten wird es bei der Post. Normalerweise hat jede Person ihr eigenes Postfach mit ihrer eigenen Ordnung. Eine Rundmail an mehrere Kollegen liegt dann mehrfach im Haus, und jede Kopie wird anders abgelegt. magiC-orga führt dagegen einen gemeinsamen Mailspeicher. Eingehende Post wird über ihre Message-ID erkannt, einmal gespeichert und dem Vorgang zugeordnet, wo alle Beteiligten sie sehen. Weiterleitungen „zur Info" fallen damit weg, und der Speicher wächst mit der Korrespondenz statt mit der Zahl der Mitarbeiter.
Zehn Aufgaben im direkten Vergleich
Hier stehen zehn Aufgaben, die in jedem Büro jede Woche vorkommen, und wie sie sich mit beiden Lösungen erledigen lassen. Im Beratungsgespräch zeigen wir Ihnen jede davon am laufenden System.
| Sie wollen … | Mit Office-Werkzeugen | Mit magiC-orga |
|---|---|---|
| Ein Angebot rausschicken | Vorlage öffnen, Positionen und Summen selbst rechnen oder aus einer Tabelle holen, als PDF speichern, in die Mail hängen, Kopie in den Ordner legen. | Vorgang anlegen und Positionen eintippen, Netto, Steuer und Brutto rechnen sich mit. Nach dem Versand liegt das Angebot beim Kunden und am Projekt. |
| Daraus eine Rechnung machen | Datei kopieren, Überschrift ändern, Rechnungsnummer aus einer Liste holen und dort weiterzählen. | Aus dem Auftrag wird die Rechnung. Die Rechnungsnummer vergibt das Programm. |
| Die Rechnung verbuchen | Zahlen in ein zweites Programm übertragen oder zur Kanzlei schicken. | Die Buchung schließt direkt an den Vorgang an, in doppelter Buchführung nach SKR03 oder SKR04. |
| Sehen, ob bezahlt wurde | Bankportal im zweiten Tab, Abgleich im Kopf. | Umsätze kommen per FinTS herein, ein Schritt macht daraus die Buchung. |
| „Wie ist der Stand?" am Telefon | Ordner, Postfach und Chat durchsuchen und die Kollegin fragen, die gerade im Urlaub ist. | Kontakt öffnen. Mails, Anrufe, Termine, Angebote, Rechnungen und Dokumente stehen dort in zeitlicher Reihenfolge. |
| Etwas auf Wiedervorlage legen | Aufgabe im eigenen Postfach. Sieht nur, wer das Postfach hat. | Wiedervorlage am Vorgang, für alle sichtbar und mit eigenem Status je Zuständigem. |
| Einen Scan ablegen | Datei benennen und in den Ordner einsortieren, der hoffentlich einer Ordnung folgt. | Ins Fenster ziehen oder vom Scanner an die Dokument-Mailadresse schicken. Dort wird der Text automatisch erkannt, und Sie finden den Brief später über die Volltextsuche. Der Scan hängt an Kontakt, Projekt und Vorgang und liegt trotzdem nur einmal im System. |
| Stunden erfassen | Eine Tabelle je Person, am Monatsende zusammentragen. | Zeit am Projekt erfassen, per Timer oder Liste. Die Auswertung ist schon da. |
| Dieselbe Mail an fünf Kollegen | Liegt fünfmal im Haus, in fünf Postfächern, und wird von jedem anders abgelegt. | Wird einmal gespeichert und hängt am Vorgang. Alle Beteiligten sehen sie, niemand muss weiterleiten. |
| Das Telefon klingelt | Eine Nummer im Display. Was besprochen wurde, steht später auf einem Zettel oder nirgends. | Der Browser meldet, wer anruft. Das Gespräch wird als Aktion protokolliert, eingehend wie ausgehend, am richtigen Kontakt. |
Sechzehn Werkzeuge in einem System
Viele überrascht, dass Textverarbeitung und Tabellenkalkulation genauso eingebaut sind wie die Buchhaltung, samt gemeinsamer Bearbeitung eines Dokuments. Zusätzlich anschaffen müssen Sie nichts.
Textverarbeitung
Briefe, Angebote und Protokolle im Browser schreiben, auf Basis von EuroOffice und mit eigenen Vorlagen. Auch zu mehreren gleichzeitig im selben Dokument.
Tabellenkalkulation
Tabellen und Präsentationen öffnen und bearbeiten Sie im selben Editor, ohne Download und ohne zweite Installation.
Dokumentenmanagement
Ablage am Vorgang, Vorlagen, Versionen, Freigabe-Links ohne Konto beim Empfänger.
Mail-Gesamtspeicher
Post liegt zentral am Vorgang statt in einzelnen Postfächern. Eine Mail an fünf Kollegen wird nur einmal gespeichert.
Aufträge & Rechnungen
Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift. Mit Unterschrift auf dem Tablet.
Buchhaltung
Doppelte Buchführung, BWA, Bilanz, DATEV-Export. Eingangsrechnungen werden automatisch gelesen und als Buchung vorgeschlagen.
Banking
Kontoumsätze per FinTS, SEPA-Überweisungen und Lastschriften.
Zeiterfassung
Timer, Stundenzettel, Auswertung je Projekt und Person.
Kalender & Aufgaben
Termine, Ressourcen-Zeitachse, Wiedervorlagen, CalDAV.
Projekte & Planung
Phasen, Fortschritt und Balkenplan. Die Projektakte füllt sich nebenbei beim Arbeiten.
Warenwirtschaft
Artikel, Einheiten, Lagerorte und Barcodes. Für alle, die auch Material abrechnen.
Telefonie, Fax & SMS
Gespräche werden automatisch protokolliert. Eingehende Anrufe meldet der Browser, ausgehend wählen Sie per Klick. Dazu Fax mit Sendebericht und SMS.
Serienbriefe & Newsletter
Newsletter, Serienbriefe und SMS-Mailings an Kunden und Interessenten, mit Sperrliste und Auswertung. Im Preis enthalten und ohne zweite Anmeldung.
KI auf eigenen Servern
Antwortentwürfe, Texte und Rechnungserkennung auf eigenen KI-Servern der wupp.iT mit GPU-Leistung, nicht bei einem Cloud-Anbieter.
Georeferenzierung
Adressen auf der Karte und Umkreissuche, über OpenStreetMap statt Google.
Umfragen
Fragebögen erstellen, versenden und auswerten, ohne ein weiteres Werkzeug zu abonnieren.
Und alles teilt sich einen Adressbestand, eine Suche und ein Rechteschema, wo Sie sonst jeweils fünf davon hätten.
Die Daten bleiben in Deutschland oder bei Ihnen im Haus
Danach fragen Ausschreibungen und Datenschutzbeauftragte meist als Erstes. Die Antwort hängt weniger an Einstellungen als daran, wo die Server stehen und wem sie gehören.
Server in Deutschland
magiC-orga läuft auf Servern der wupp.iT in deutschen Rechenzentren oder auf Wunsch auf Ihrer eigenen Hardware. Kein Anbieter in der Kette hat einen US-Mutterkonzern, und Daten gehen nicht in Drittländer.
KI ohne Cloud
Die KI arbeitet auf eigenen KI-Servern der wupp.iT mit GPU-Leistung, in Deutschland. Kontakte, Angebote und Dokumente gehen also nicht an ein fremdes Sprachmodell, wenn Sie dem Assistenten eine Frage stellen.
Karten ohne Google
Adressen werden über OpenStreetMap und Nominatim auf der Karte verortet. Wer eine Umkreissuche startet, gibt seinen Kundenbestand dabei nicht an einen Werbekonzern weiter.
Warum wir das so genau nehmen. Die wupp.iT stellt externe Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragte, zu finden auf dsgvo-datenschutz.com und isb.nrw. Wir können schlecht eine Software verkaufen, die wir in dieser Rolle selbst beanstanden würden.
Was Microsoft 365 besser kann
Wir richten Microsoft 365 und Teams selbst bei Kunden ein, die Anbindung von Telefonanlagen daran gehört bei der wupp.iT zum Alltag. Deshalb wissen wir recht genau, wo Microsoft stärker ist:
- Der Mailserver selbst. Exchange ist eine starke Postfach-Infrastruktur mit Push, Filtern und Freigaben im großen Maßstab. magiC-orga ist kein Mailserver. Es holt die Post dort ab und legt sie beim Vorgang ab, bearbeitet wird sie dann in magiC-orga.
- Excel bei richtig großen Modellen. Tabellen bearbeiten Sie bei uns im Browser. Für Pivot-Auswertungen, Makros und über Jahre gewachsene Kalkulationen bleibt der Desktop-Excel stärker.
- Chat und große Videokonferenzen. Teams ist als Konzern-Infrastruktur gebaut. Unsere Videokonferenz reicht für Kundentermine, sie ersetzt keinen Firmen-Chat.
- Das Ökosystem drumherum. Bei Intranet, Formularbaukästen und Automatisierungsdiensten hat Microsoft deutlich mehr zu bieten als wir, und das wird auch so bleiben.
Sie müssen Office also nicht abschaffen. magiC-orga übernimmt den Teil, den Office nicht abdeckt.
Einmal nachrechnen
Zählen Sie einmal zusammen, was heute monatlich läuft: Office-Abo, Cloud-Speicher, Rechnungsprogramm, Bankingtool, Zeiterfassung, vielleicht ein CRM. Dazu kommt die Zeit, in der dieselbe Adresse zum vierten Mal eingetippt wird.
Vergleichen Sie die Summe dann mit unserer Preisseite. Viele Betriebe sind überrascht, wenn sie das zum ersten Mal ausrechnen.
Häufige Fragen zum Umstieg
Müssen wir Microsoft 365 abschaffen?
Nein. Teams für den Chat und Excel für sehr große Kalkulationen können bleiben. Ihre E-Mails bearbeiten Sie in magiC-orga, dort liegen sie beim Kunden und beim Vorgang, und zwar für alle Beteiligten. Der Mailserver darf bleiben, wo er ist, magiC-orga holt die Post dort ab. Kunden, Vorgänge, Dokumente und Buchhaltung laufen ebenfalls in magiC-orga.
Können wir unsere Word- und Excel-Vorlagen weiter nutzen?
Ja. Textverarbeitung und Tabellenkalkulation sind eingebaut. Der Editor basiert auf EuroOffice und öffnet Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien direkt im Browser, mit Versionen und Freigabe. Ihre Vorlagen nehmen Sie einfach mit.
Können mehrere gleichzeitig im selben Dokument arbeiten?
Ja. Der Editor führt mehrere Sitzungen zu einer zusammen: Zwei oder drei Leute schreiben im selben Dokument, sehen die Änderungen der anderen und erkennen an den Namen, wer wo arbeitet. Das funktioniert so, wie man es aus der Cloud kennt, nur eben auf unserem Server.
Dann brauchen wir Excel gar nicht mehr?
Für Briefe, Angebotsanlagen und normale Tabellen nicht. Wenn bei Ihnen aber eine über Jahre gewachsene Kalkulation mit Pivot-Tabellen und Makros läuft, bleibt die am besten in Excel. Dafür ist das Desktop-Programm gebaut.
Was ist mit Teams?
Teams können Sie weiter nutzen. magiC-orga hat Videokonferenzen über BigBlueButton. Für Besprechungen mit Kunden reicht das gut, einen firmenweiten Chat ersetzt es nicht.
Ist SharePoint nicht auch ein DMS?
SharePoint ist eine sehr gute Dateiablage. Eine Datei dort weiß aber nicht, zu welchem Kunden, Projekt und Auftrag sie gehört. In magiC-orga ist diese Zuordnung der Kern, deshalb findet man dort auch Dokumente, deren Dateinamen man nicht kennt.
Können wir eigene Felder und Auswertungen anlegen?
Ja. Es gibt Zusatzfelder an Kontakten und Vorgängen, eigene Berichte und einstellbare Übersichten, dazu mehr als hundert einzelne Rechte, mit denen Sie festlegen, wer was sieht und darf. Außerdem sind die Firmen sauber getrennt, und zwar bei jedem einzelnen Datenzugriff.
Wie kommt die Telefonanlage dazu?
Über einen direkten API-Zugang zur Anlage. Bei 3CX-Anlagen und FRITZ!Boxen richten wir das regelmäßig ein, mit einem eigenen Synctool und bei den unterstützten Modellen per Fernwartung. Ein- und ausgehende Gespräche werden dann automatisch als Aktion protokolliert; bei eingehenden Anrufen meldet der Browser, wer dran ist. Gewählt wird per Klick auf die Nummer, den Rest macht Ihr Softphone oder TAPI. Die Einrichtung ist eine Dienstleistung, die Preise dafür stehen auf der Preisseite.
Und wenn wir schon ein Rechnungsprogramm haben?
Dann rechnen Sie einmal zusammen, was Office, Ablage, Rechnungsprogramm, Bankingtool und Zeiterfassung im Monat kosten und wie oft dieselbe Adresse dabei gepflegt wird.
Microsoft, Microsoft 365, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Exchange, SharePoint und Teams sind Marken der Microsoft Corporation. Wir nennen sie hier, um Unterschiede zu erklären. Eine Verbindung zwischen den Unternehmen besteht nicht.
Bringen Sie einen echten Vorgang mit
Erzählen Sie uns im Beratungsgespräch von einem Vorgang aus dieser Woche, und wir zeigen Ihnen, wie er in magiC-orga aussieht. Am eigenen Beispiel sehen Sie am schnellsten, ob es passt.