E-Rechnung: Was ab Januar 2027 gilt und was Sie jetzt vorbereiten
Empfangen müssen alle Betriebe E-Rechnungen schon seit Januar 2025. Ab 2027 kommt für die ersten auch das Ausstellen dazu. Viele merken erst dabei, dass eine PDF-Rechnung per Mail keine E-Rechnung ist.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen das vor allem die XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus, weil ihnen umsatzsteuerliche Pflichtangaben fehlen.
Ein gewöhnliches PDF, auch wenn es aus dem Rechnungsprogramm kommt und per Mail verschickt wird, gilt dagegen als „sonstige Rechnung“. Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil das Original. Das PDF ist die Ansicht für Menschen.
Empfangen: seit 2025 Pflicht für alle
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Ablehnen dürfen Sie eine E-Rechnung nicht, wenn der Lieferant eine schickt.
Die eigentliche Arbeit beginnt nach dem Empfang. Eine XML-Datei lässt sich ohne passendes Programm kaum lesen, geschweige denn prüfen oder verbuchen. Wer sie nur ausdruckt oder als Bild ablegt, hat das Original nicht aufbewahrt.
Ausstellen: die Fristen bis 2028
Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen verschicken, ein PDF allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Maßgeblich ist also der Umsatz des Jahres 2026. Wer darunter bleibt, hat bis Ende 2027 Zeit, ebenso wer Rechnungen bisher per EDI austauscht. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.
Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Rechnungen an Privatkunden betrifft die Pflicht nicht.
Was sich im Büro ändert
Die Belege kommen als Datei, und ihre Werte sind maschinenlesbar. Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung müssen niemand mehr abtippen, und Tippfehler fallen weg. Das spart Zeit, aber nur, wenn das Programm die Daten auch übernimmt.
An der Aufbewahrung ändert sich weniger, als viele befürchten. Für Buchungsbelege gelten acht Jahre. Aufzubewahren ist die E-Rechnung in ihrem ursprünglichen Format, also mit dem XML-Teil, und zwar unverändert. Eine Ablage, in der die Datei am Vorgang hängt und nicht überschrieben wird, erfüllt das von selbst.
So geht magiC-orga mit E-Rechnungen um
Ihre eigenen Rechnungen erstellt magiC-orga im ZUGFeRD-Format: ein PDF, das Ihr Kunde lesen kann, mit eingebetteter XML-Datei, die sein Programm direkt übernimmt. Sie schreiben die Rechnung wie gewohnt aus dem Auftrag, die E-Rechnung entsteht dabei von selbst.
Eingehende E-Rechnungen liest magiC-orga im Format Factur-X und ZUGFeRD 2.x, als PDF mit eingebettetem XML oder als reine XML-Datei, und auch die XRechnung. Das Programm prüft die Datei gegen das Schema und zeigt die Rechnung lesbar an, auch wenn nur XML angekommen ist.
Beim Verbuchen übernimmt magiC-orga die Werte direkt aus dem Datensatz in den Buchungsvorschlag, samt Lieferant und dem Gegenkonto, das bei diesem Partner zuletzt verwendet wurde. Die Datei bleibt am Beleg und an der Buchung. Kommt eine Rechnung noch als einfaches PDF, liest die KI die Angaben aus, auf eigenen Servern in Deutschland.
Drei Dinge für die nächsten Wochen
Erstens: Legen Sie fest, an welche Adresse Lieferanten Rechnungen schicken sollen, und teilen Sie sie mit. Ein gemeinsames Postfach ist besser als die Adresse einer einzelnen Person.
Zweitens: Prüfen Sie, ob Ihr Umsatz 2026 über 800.000 Euro liegen wird. Dann müssen Ihre eigenen Rechnungen an Unternehmen ab Januar als E-Rechnung hinausgehen, und dafür bleiben nur noch wenige Wochen.
Drittens: Schicken Sie eine Testrechnung an Ihre Kanzlei oder einen Geschäftspartner und lassen Sie prüfen, ob sie als E-Rechnung ankommt. Das klärt mehr als jede Herstellerangabe, auch bei uns.
Diese Übersicht dient der Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihren eigenen Fall ist Ihre Kanzlei der richtige Ansprechpartner.